nirat / Getty Images
Mormanele de hârtie sunt o durere, iar gestionarea unui sistem de arhivare la domiciliu poate fi un drag. Cu toate acestea, trebuie să stai pe anumite documente, deoarece nu știi niciodată când vei avea nevoie de ele.
Cât timp trebuie să vă păstrați impozitele, chitanțele, extrasele bancare și alte documente importante? Fiecare tip de document este diferit, așa că veți dori să vă asigurați că veți păstra toate documentele dvs. suficient de mult înainte de a opri trituratorul, chiar dacă credeți că ați terminat cu ele.
Menținerea unui sistem de arhivare acasă viabil
Una dintre cheile creării unui sistem funcțional de arhivare la domiciliu este să începeți reducerea cantității de hârtie pe care o primiți. Poate reduce într-adevăr cantitatea de hârtie pe care va trebui să o mărunțiți sau să o arhivați. Aceasta înseamnă să scapi de e-mail-uri, să te înscrii la facturi electronice și să nu accepți pliante, cupoane pe care nu le vei folosi niciodată, cataloage pe care nu le vei citi niciodată sau alte efemere pe care ai impresia că trebuie să le agăți când te cunoști chiar nu.
Al doilea pas este să vă asigurați că aveți un sistem de gestionare a poștelor bun. Cu cât gestionați mai eficient e-mailul când vine, cu atât mai puțin va trebui să faceți o sesiune mare de depunere, mărunțire și reciclare.
Instalați un sistem electronic
A scăpa de filingul dvs. de hârtie prin configurarea unui sistem de înregistrare electronică vă va economisi spațiu și vă va scăpa de aglomerația de hârtie. În zilele noastre, un sistem de înregistrare electronică are mult sens pentru că este mai ușor ca niciodată.
Pentru a începe, aveți nevoie de un scaner și un loc unde să vă stocați fișierele: un sistem de folder pe un computer și o copie de rezervă în cloud, precum și un hard disk extern. Cu cât aveți mai multe copii de rezervă - la domiciliu și în afara site-ului -, cu atât veți fi mai pregătiți să înșelați grămada de hârtie fără să vă faceți griji despre pierderea ceva important.
Configurați folderele generale pentru diferite tipuri de documente (de exemplu, gospodărie, taxe, auto, certificate de naștere etc.) Nu trebuie să fiți prea precise cu stocarea documentelor, deoarece sistemele de înregistrare electronică pot fi căutate.
Apoi, scanează fiecare document și stochează-l într-un folder în funcție de conținut. Asigurați-vă că dați fiecărui nume de fișier unic pentru ao descrie, astfel încât să poată fi găsit rapid prin funcția de căutare a computerului. De asemenea, adăugarea datei la sfârșitul numelui fișierului vă poate ajuta să distingeți același tip de document de perioade de timp diferite. De exemplu, mai degrabă decât să apelezi la factura de utilitate utilitarul statistic.pdf, numește-l utilitystatement-Feb2019.pdf.
Există, de asemenea, o serie de aplicații care vă pot ajuta să înregistrați și să depozitați rapid o varietate de documente. Multe pot fi gestionate prin intermediul smartphone-ului sau tabletei dvs., astfel încât să puteți scăpa de documente (în special chitanțe) atunci când nu vă aflați nicăieri în apropierea computerului de acasă.
Păstrarea copiilor
Pentru cele mai importante documente, experții recomandă păstrarea mai multor copii. Aceasta poate însemna păstrarea unei copii în spațiul de stocare în cloud și o altă pe unitatea de disc. Poate însemna, de asemenea, păstrarea unei copii în fișierul dvs. electronic și o copie tipărită într-un seif ignifug.
Documente de depozitat pentru totdeauna
O serie de documente ar trebui stocate pentru totdeauna. Acestea sunt cele mai importante de care aveți nevoie în orice moment în viitor, din mai multe motive. Asigurarea că sunt păstrate într-un loc sigur și că o copie este sigură vă va economisi mult timp atunci când este nevoie.
- Înregistrări academice: Diplome, transcrieri și orice lucrare de portofoliu care poate fi utilizată în viitor la solicitarea unui loc de muncă. Lucrări de adopțieCertificări de baptism Certificări de circumscripțieCertificări de plată: Pot fi necesare în scopuri fiscale. Licențe de călătorie recenzii de performanță. Înregistrări medicale Înregistrări militarePasporturi Înregistrări de pensionare și pensiiCărți de securitate socială
Documente de păstrat pentru o anumită perioadă de timp
Imaginați-vă că aveți o valoare de viață pentru declarații bancare și facturi acumulate pe biroul dvs. După doar un deceniu, această stivă ar fi foarte scăzută. Există multe tipuri de documente - în mare parte financiare - pe care ar trebui să le păstrați pentru o anumită perioadă de timp, dar nu trebuie să le depozitați pentru totdeauna. Este posibil să fie nevoie să le referiți lunar sau săptămânal pentru o perioadă, apoi devin doar o altă bucată de hârtie care se află în jurul creării dezordurilor.
Partea complicată este să știi când poți scăpa de aceste tipuri de înregistrări. Nu există un răspuns bun pentru toate, dar recomandări recomandate pe baza a ceea ce este:
- Situații bancare: o lunăBills: un an pentru orice taxă sau garanție aferentă; toate celelalte facturi ar trebui să fie mărunțite de îndată ce au fost plătite. Facturi cu cardul de credit: Răsfățat imediat când a fost plătit. Încasări de îmbunătățire a casei: Păstrați până la vânzarea locuinței..Lase: mențineți până când v-ați mutat și ați primit depozitul înapoi de la proprietar. Plăți și plătiți cioturi: un an sau până când ați primit declarația W-2 pentru anul fiscal respectiv. durata de viață a garanției pentru achiziții majore, cum ar fi aparate și electronice. Pentru lucruri precum alimente și articole de îmbrăcăminte, păstrați doar chitanța până nu știți că nu va fi nevoie să returnați mărfurile. Păstrați până când barca, mașina sau motocicleta este vândută.
Cum să scapi de documente
Secționarea documentelor este principalul mod de a vă proteja împotriva furtului de identitate. De regulă generală, există anumite documente care ar trebui să fie mărunțite. Aceasta include orice număr de conturi, date de naștere, nume de fată, parole și coduri PIN, semnături și numere de securitate socială.
Dacă documentele sunt încă „active” - trebuie să le țineți ca referință - așezați-le în sistemul dvs. de arhivare acasă după subiect. Le mărunțiți numai după ce nu mai sunt utilizate.
Ce documente să se mărunțească
Când ați terminat cu aceste documente și nu mai aveți nevoie de ele, nu ezitați să le mărunțiți:
- Chitanțe bancomate Declarații bancareCopii de certificat circumferință Cecuri încasate și nuleConturi de carduri de creditConturi de creditLicențe de călătorie (expirate) Documente de angajare care au informații de identificarePortapoarte și vize expirateNumere de cont InvestițiiDocumente juridiceInvestiții, stocuri și tranzacții de proprietățiOrme cu o semnătură (închirieri, contracte, scrisori etc.) Etichete de bagajeMedical și fișe dentareCărți cu un număr de securitate socialăPașe de parolă sau numere PINPrețuri de platăPersoane de carte de credit aprobate în prealabilReceptate cu numere de cont, numere de card de credit sau orice alte informații de identificare Forme de taxă Transcripții cu informații de identificare Itinerarile de călătorie Bilete de avion folosite Facturi de utilitate (telefon, gaz, electric, apă, TV prin cablu, internet etc.)
Orice altceva - cum ar fi hârtia - puteți doar recicla. Asigurați-vă că aveți instalat un sistem de înregistrare flexibil, astfel încât să puteți păstra aceste documente sub control. Este, de asemenea, o idee bună să obțineți obișnuința de a vă parcurge documentele stocate în mod regulat. Încercați să faceți acest lucru atunci când plătiți facturi, depuneți-vă impozitele sau aveți grijă de o sarcină recurentă similară, astfel încât să nu uitați și documentele voastre să nu fie disponibile.
