Cum să gestionați e-mailul în 5 pași

Epoxydude / Getty Images

Învățarea cum să gestionați e-mailul dvs. este o sarcină organizatorică surprinzător de descurajantă, deoarece nu puteți doar organiza organizat vizual; trebuie să citiți și să atingeți fiecare document pentru a fi fișiere sau aruncate. Acestea fiind spuse, cel mai bun mod de a începe este să sari și să o faci acum.

• Dump the Junk

  

  TEK IMAGE / Getty Images

  Reduceți cantitatea de e-mail pe care o primiți prin oprirea afluxului de mesaje nefolosite.

  Dezabonați-vă de la toate cataloagele - - da, toate. Puteți găsi conținutul lor deja online. Majoritatea au tipăriri fine cu instrucțiuni pentru dezabonare sau o puteți face online. Reducerea cantității de e-mailuri primite va reduce cantitatea de timp pe care o petreceți pentru gestionarea mesajelor. Este de asemenea bun pentru mediu.

  După dezabonare de la orice, căsuța dvs. poștală va fi fericită de curățare necompletată pentru un timp, dar va începe să se acumuleze din nou încet. Continuați să vă îndepărtați de listele de corespondență în mod continuu sau să rezervați o dată la fiecare șase luni, sau să eliminați numele dvs. din listele pe care vi le-ați adăugat.

• Programează-l

  

  Imagini fanteziste / Veer / Corbis / Getty

  Majoritatea oamenilor sortează prin poștă în timp ce merg pe ușă după serviciu și se opresc adesea în mijloc pentru a-și îndepărta haina sau pentru a-și îndrepta atenția asupra a ceea ce este pentru cină. Rezistați la nevoia de a gestiona e-mailul până când aveți timpul și atenția acordată acestei sarcini. Iata de ce:

  • Dacă sortați pe drum în ușă, este posibil să nu sunteți pregătit să vă gestionați e-mailul în acel moment. Aveți nevoie de instrumentele și atenția potrivite pentru a decide cum să utilizați sau să aruncați fiecare bucată. Nu atingeți niciodată o bucată de hârtie de mai multe ori dacă nu trebuie. Acest lucru face ca managementul hârtiei să fie atât de epuizant: trebuie să o citiți de fiecare dată! Așteptați până când sunteți gata de gestionare și de eliminare.

• Folosiți instrumentele potrivite

  

  Foto / Fellowes

  Aveți la îndemână instrumentele potrivite pentru a arunca, recicla sau răspunde la e-mail. Aceasta include:

  • ShredderRiciclarea sistemului binFiling și calendar

  Nu aveți tocătorul și coșul de reciclare în camere separate. Ei ar trebui să fie alături de tine, atunci când lucrezi, pentru a putea lua măsuri imediat. În acest fel, nu veți avea grămezi de hârtie care așteaptă să fie reciclate și mărunțite în toată casa.

• Stabilirea unui sistem

  

  IPGGutenbergUKLtd / Getty Images

  Există trei jocuri finale pentru fiecare mesaj de e-mail:

  1. Luati masuri cu mail care are nevoie de atentie acum sau eventual. Distribuie-l în alte categorii, cum ar fi arhivă, răspuns, acțiune imediată, etc. Reciclați e-mail-ul necompletat care nu are nicio valoare pentru dvs. și niciun fel de informații de identificare, dincolo de numele tău. si adresa. Aceasta ar include numere de securitate socială, date de naștere, oferte de carduri de credit și multe altele.

• Continua

  

  Magazinul de containere

  Acum, că aveți un sistem în funcțiune, trebuie să îl mențineți. Dacă nu aveți timp în fiecare zi să vă dedicați sortării e-mailului, așezați-o într-o cutie primită de pe birou, lângă intrarea dvs. sau într-un colț de pe blatul bucătăriei. Planificați-vă să petreceți o dată sau de două ori pe săptămână pentru a sorta fiecare mesaj de e-mail, astfel încât să nu pierdeți nimic important.