Taxi / Portra Images / Getty Images
Pregătirea pentru a muta un birou sau o afacere poate fi mult mai complicată decât mutarea unei gospodării. Pregătirea este esențială și asigurarea faptului că totul din lista dvs. este completă este esențială. Utilizați această listă de verificare rapidă ca un ghid pentru a menține compania în mișcare pe cale.
Determinați un interval de timp și o programare
Determinarea intervalului de timp ar trebui să fie primul lucru pe care îl faceți. Setați data la care toate lucrurile trebuie să fie în afara spațiului de birou, care este data finală de mutare. Probabil veți avea nevoie de câteva zile pentru a vă muta efectiv, în funcție de cât de multe lucruri aveți de mutat. Lucrați înapoi de la data mutării dvs. și faceți o listă cu toate lucrurile pe care trebuie să le faceți înainte de sosirea camioanelor.
Atribuie sarcini și înființează un comitet de mutare, dacă este nevoie
Este o idee bună să implicăm personal mai devreme. Un comitet de mișcare nu numai că vă poate ajuta să organizați și să planificați mutarea, dar pot ajuta și la ușurarea tranziției pentru restul personalului. Solicitați comitetului să examineze toate sarcinile și să atribuie roluri după caz. Pe măsură ce mișcarea merge înainte, probabil că va trebui să adăugați sarcini la listă și să vă asigurați că și să atribuiți sarcini - este prea mult pentru a face totul singur.
Stabiliți un plan de comunicații interne și externe
Un plan de comunicare intern va asigura angajaților să fie informați cu privire la planurile în mișcare, în timp ce un plan extern vă va ține clienții și furnizorii la zi cu privire la activitățile dvs. de afaceri în timpul mișcării, astfel încât să vă puteți menține activitatea în timpul tranziției.
Închirieri de transfer
Ca orice mișcare, angajarea unor mutători buni necesită timp și ar trebui să fie una dintre primele sarcini de pe lista ta. Solicitați unui membru al personalului să dezvolte o listă de cel puțin cinci companii în mișcare, apoi asigurați-vă că le investigați amănunțit înainte de a vă angaja. Determinați bugetul, obțineți cotații și comparați serviciile între companiile aflate în mișcare pentru a decide pe care să le angajați.
Închiriați ambalatori profesioniști
Dacă bugetul dvs. în mișcare poate susține angajarea ambalatorilor profesioniști, faceți-o. Acest lucru vă va salva pe dvs. și pe angajații dvs. de a avea să împachetați zone ale biroului care sunt comune și adesea cele mai dificile spații de ambalat și de mutat. Angajaților li se poate cere să-și împacheteze birourile sau birourile, deoarece oferă, de asemenea, o ocazie personalului de a-și curăța spațiile și de a scăpa de lucrurile pe care nu trebuie să le mute.
Creați un nou plan de birou și aspect
Acesta este locul în care comitetul dvs. de mutare vă va fi de folos. Întotdeauna este dificil să te muți într-un spațiu nou, dar când trebuie să îți dai seama unde merge totul și toată lumea, asta necesită mult timp. Asigurați-vă că știți unde va fi amplasat fiecare mobilier și fiecare angajat va sta. Cu cât este mai detaliat planul, cu atât mai bine.
Discutați cu furnizorii dvs. actuali
Mutarea unei afaceri poate însemna schimbarea furnizorilor de servicii. Verificați contractele, apoi decideți dacă veți rămâne cu furnizorii dvs. actuali sau dacă veți analiza schimbarea. Va trebui să stabiliți ce va necesita noul spațiu în ceea ce privește liniile telefonice și infrastructura de rețea. Discutați cu noul proprietar și cu furnizorii pentru a vă asigura că știți de ce are nevoie noul spațiu, astfel încât să nu existe un decalaj în serviciu. Pentru orice echipament pe care îl închiriați, contactați dealerul pentru a le anunța despre mutare și cum ar fi cel mai bine să-și ducă echipamentul în noua locație.
Mențineți angajații la zi și informați
O mutare poate fi dificilă pentru angajați. Poate însemna o schimbare a modului în care fac naveta și dacă naveta lor este acum mai lungă decât înainte de mutare. Dacă vă mutați într-un spațiu mai mic, atunci personalul trebuie să știe cum vor fi repartizate birourile și cum va arăta noul lor spațiu. Angajații trebuie informați la fiecare pas din proces. Încercați să păstrați un program de mișcare pe buletinul de bucătărie sau în alt spațiu comun, astfel încât oamenii să poată vedea cum progresează lucrurile și ce se așteaptă de la ei ca angajați.
