Portra / Getty Images
Cele mai multe organizații care au mai mult de o mână de oameni trebuie să aibă o strategie de comunicare puternică atât pentru comunicații interne, cât și externe. Fie că este vorba despre notificări cu privire la modificările politicii, procedurile de zi cu zi sau orice sub soare, angajații trebuie să știe despre lucruri importante.
Aceasta include, de asemenea, elaborarea unui plan pentru o mutare la birou și elaborarea unei liste de verificare în mișcare.
Deși s-ar putea să credeți că există atât de mulți pași pentru a planifica într-o mutare la birou încât nu aveți timp să luați în considerare chiar și comunicările, trebuie să luați într-adevăr o zi sau două pentru a crea o strategie fermă care să îi țină atât pe angajați cât și pe clienți. a modificărilor viitoare.
Foarte important, doriți să vă mențineți angajații direct implicați în mișcare, deoarece aceștia vor fi probabil cei mai afectați de mișcare.
Mesaje interne cheie
Mesajele cheie ar trebui să includă calendarul, ambalarea, închiderea biroului, noua structură a biroului și detalii despre noua locație.
- Cronologie: Asigurați-vă că enumerați toți pașii cheie ai mișcării, astfel încât toată lumea să știe la ce să se aștepte și când. Instrucțiuni de ambalare: Furnizați personalului instrucțiuni despre cum să-și împacheteze birourile sau dulapurile pentru mutare. Aceasta ar trebui să includă unde să obțină materialele de ambalare, ce sunt responsabili pentru ambalare și termenele. Notificare avansată a oricărei închideri de birou: În timpul mutării, poate fi necesar să închideți biroul pentru a permite ambalarea finală și mutarea echipamentelor și mobilierului de birou. Asigurați-vă că personalul dvs. este la curent cu aceste date și dacă și cum va continua afacerea în timpul mutării și cum va afecta acest lucru programul de lucru și volumul lor de muncă. Nou plan de birou: Personalul va dori să afle din timp cum va arăta noul spațiu și cum vor fi amenajate birourile. Vor mai avea propriul spațiu sau vor fi acum într-un dulap sau un plan deschis? Asigurați-vă că creați o modalitate de a informa personalul despre modul în care spațiul lor de lucru s-ar putea schimba. Noua opțiune de locație, parcare și naveta: Oferiți personalului toate informațiile de care au nevoie despre noua locație, astfel încât să poată pregăti transportul în noul spațiu.
Modalități de a comunica obiectivele personalului
Modul de livrare a mesajului ar trebui să fie decis în funcție de tipul de mesaj pe care îl reprezintă. De exemplu, cronologia poate fi livrată cu ușurință prin intermediul rețelei companiei; întrucât, închiderile de birouri pot fi prezentate cel mai bine la o ședință de personal pentru a se asigura că pot fi adresate întrebări și răspunsuri.
- Intranet: pentru acele companii sau organizații care au o intranet, aceasta este de obicei cea mai bună platformă pentru majoritatea mesajelor. Permite actualizări ușoare pentru fișiere și informații care pot ajunge la toți angajații. Întâlniri în persoană: Indiferent de mesaj, întâlnirile cu personalul sunt un bun loc pentru a face anunțuri și permite personalului șansa de a avea o discuție completă. De asemenea, puteți utiliza timpul de întâlnire pentru a examina modul în care informațiile vor fi comunicate, astfel încât personalul să știe că vor fi informați. Email: în timp ce e-mailul este ușor, nu este întotdeauna cea mai bună modalitate de a transmite informații. Nu doriți să trimiteți atât de multe e-mailuri, încât oamenii nu pot găsi informațiile atunci când au nevoie. Dacă utilizați e-mailul, asigurați-vă că îl utilizați doar pentru a anunța oamenii unde pot obține informațiile. Foldere comune: Dacă nu aveți o intranet, atunci creați un folder comun pe o unitate de rețea la care toată lumea poate avea acces. Tabla de buletin: Puteți utiliza un spațiu fizic pentru a posta informații. Oamenii o pot verifica des și oferă și un loc în care oamenii își pot aduna și discuta problemele.
