Caiaimage / Sam Edwards / Getty Images
E-mailul este unul dintre principalele moduri în care oamenii trimit comunicare scrisă acum și nu este probabil să se schimbe vreodată. Este ușor, rapid și nu necesită ștampilă.
Au dispărut zilele în care trebuie să aștepți o săptămână sau mai mult pentru o scrisoare sau un răspuns pe mail. Nu este necesar să efectuați alergări de urgență la oficiul poștal pentru a cântări plicurile și pentru a ridica suficiente timbre pentru facturi și scrisori. De fapt, mulți oameni nu au adresat niciodată un plic și nici nu au trimis o scrisoare prin Oficiul Poștal al SUA.
E-mailul a devenit unul dintre cele mai simple și rapide moduri de a comunica atât personal, cât și în afaceri. Acesta a devenit un astfel de fenomen, încât serviciul poștal de încredere al Statelor Unite din Statele Unite se chinuie să găsească modalități de a rămâne în afaceri.
Nu este de mirare atunci că eticheta de e-mail, denumită adesea Netiquette, este un subiect fierbinte pentru cultura actuală. E-mailurile sunt trimise în fiecare zi de o mare parte a populației americane. Majoritatea firmelor folosesc e-mailul pentru a comunica cu angajații pe tot parcursul zilei. Aproape fiecare gospodărie are cel puțin un computer cu acces la internet, iar în aceste gospodării sunt mame, tătici, copii, adolescenți și poate chiar bunici, cu toți sau majoritatea acestora primesc și trimit emailuri.
Trăim într-o societate cu microunde, condusă de internet și nimeni nu vrea să-și facă timp pentru a scrie o scrisoare de mână lungă, chiar dacă este cu atât mai intim și mai personal. Cu toate acestea, există multe circumstanțe în care e-mailul funcționează mai bine decât e-mailul melc. Iată câteva etichete și nu trebuie să țineți cont atunci când redactați note de e-mail.
- A pregati. Înainte de a începe să tastați un e-mail, indiferent dacă este vorba despre o notă inițială sau un răspuns, ar trebui să vă întrebați ce înseamnă că doriți să comunicați. Pe scurt, care este scopul tău pentru scriere? După ce știți, puteți citi peste e-mailul completat înainte de a-l trimite pentru a vă asigura că ați îndeplinit obiectivul. Dacă face nota, trimiteți-o; dacă textul este confuz, aspru sau neclar, atunci ar trebui să începi din nou. Comunica. Nu uitați că comunicați cu o persoană reală care va primi acest mail. Având în vedere acest lucru, ar trebui să vă adresați persoanei pe nume și să fiți respectuosi. Dacă acesta este un răspuns la un e-mail primit, ar trebui să vă alocați timp pentru a adresa orice întrebări sau solicitări din timp. A respira. Cu toții am fost vinovați la un moment sau altul că ne-am pierdut compostura. Dacă primiți un e-mail care vă supără sau vă supără, nu răspundeți în natură. Luați drumul mare și răspundeți numai pentru confirmarea primirii sau pentru a lua ceva timp înainte de a răspunde, astfel încât să vă puteți calma și să răspundeți cu un mesaj bine gândit. Nu doriți niciodată să răspundeți la un e-mail (sau la orice altă formă de comunicare) în mânie. Când suntem supărați, avem tendința de a spune (sau de a scrie) lucruri pe care fie nu înseamnă, fie nu trebuie să le spunem. Nu uitați că, odată ce e-mailul dvs. este trimis, acesta va fi acolo pentru totdeauna. Fii transparent. Linia de subiect trebuie să fie o reprezentare adevărată a motivului pentru care contactați destinatarul. Folosiți fraze care se referă la subiectul e-mailului. Acest lucru este adevărat dacă compuneți un e-mail de afaceri sau personal. De exemplu, dacă îi scrii un e-mail mamei tale despre vizita ei săptămâna viitoare, subiectul tău ar trebui să citească ceva de genul: „Vizita ta”. Cercetare. Dacă trimiteți un e-mail către un asociat de afaceri, este indicat să folosiți numele și prenumele acestuia. Efectuați cercetarea și adresați-vă corect destinatarului. Președintele companiei ar putea fi adresat fie ca domnul Taylor, fie cu președintele Taylor. Verificare a ortografiei. Utilizarea verificării ortografice este importantă atunci când comunicați în scris. Atunci când trimiteți o notă plină de erori, aceasta comunică că sunteți neplăcut sau că nu acordați atenție detaliilor. Încercați să rulați întotdeauna ortografia sau să folosiți un program care se corectează automat. Și apoi citiți-l din nou pentru a vă asigura că cuvintele pe care doriți să le utilizați nu au fost corectate automat la ceva diferit. Corectează. Ar trebui să luați în plus câteva secunde sau minute necesare pentru a face o citire rapidă a oricărui e-mail pe care intenționați să-l trimiteți. Faceți acest timp pentru a edita orice propoziții incomode sau pentru a plasa semne de punctuație lipsă. Atenție la ton. Uneori, un e-mail poate apărea diferit de modul în care intenționați. Tonul e-mailului dvs. este foarte important și este la fel de important ca mesajul dvs. Deoarece aceasta este o comunicare scrisă, ar trebui să vă asigurați că tonul dvs. este plăcut și că este o reprezentare adevărată a ceea ce doriți să spuneți. Amintiți-vă că destinatarul dvs. nu poate auzi chicotirea în vocea dvs. și nici nu vede zâmbetul pe fața voastră. Cu excepția cazului în care doriți să prefațați tot ce scrieți, ar trebui să evitați orice limbă din e-mail care poate fi greșită în vreun fel. Fii scurt și dulce. Încercați să nu scrieți un roman atunci când trimiteți un e-mail. Majoritatea oamenilor nu doresc să citească atât de mult într-un e-mail. Dacă e-mailul este neapărat îndelungat, încercați să ajutați destinatarul prin evidențierea conceptelor cheie, folosind puncte de glonț sau rezumând subiectul din paragraful de deschidere. Comunică bine. Nu doriți să vă confundați cititorul, așa că luați-vă timp pentru a fi clar și concis în scrisul dvs. Dacă trimiteți un e-mail unui prieten, puteți fi mai casual în stilul dvs. de scriere. Cu toate acestea, dacă este vorba de o comunicare de afaceri, folosiți o gramatică adecvată și evitați să folosiți simboluri sau emoji care vă fac să pară mai puțin profesionist.
Comunicarea prin e-mail este foarte populară. Faceți timp pentru a vă angaja Regula de Aur și veți face un drum lung spre a fi un netiquette pro lucrat.
